Bez zverejnenia objavov, údajov, postupov a metód, ktoré sa v procese vedeckej komunikácie stávajú ďalej využiteľnými informáciami, by veda a výskum vôbec nemali zmysel. 

Preto je publikačná činnosť považovaná za jeden zo zásadných, pre mnohé odbory jediný výsledok vedeckej práce.

K primárnej úlohe publikácií – šíriť poznatky a informácie – sa čoraz viac v akademickom prostredí pridružuje iné využitie. Publikácie a ohlasy na publikácie sa využívajú ako ukazovatele hodnotenia vedy, alebo naopak: ich kvalita a kvantita sa považujú za podstatné  predpoklady, aby vedec alebo inštitúcia mohli získať spôsobilosť na vykonávanie vedy a výskumu z verejných zdrojov.

Predmetom evidencie publikačnej činnosti a ohlasov (EPCA) sú verejne publikované a prístupné dokumenty a ohlasy na publikované dokumenty.

Z histórie:

Publikačná činnosť vedeckých pracovníkov SAV sa spracovávala v SAV od roku 1986 v informačnom systéme CDS ISIS. Výsledkom tejto činnosti bola databáza ASEP, ktorá v roku 1998 obsahovala cca 24 tisíc záznamov. Do roku 2002 však išlo o lokálnu databázu bez možnosti vystavenia na internete.

V roku 2002 sa v SAV začal používať komerčný knižničný softvér, ktorý sa v súčasnosti využíva formu outsourcingu. Pracuje na princípe klient – server, a tým sa umožňuje, aby do centrálnej databázy online vkladali údaje všetky pracoviská SAV.  Treba však skonštatovať, že skutočne celoakademickou sa databáza EPCA stala až vďaka:

a) prijatiu prvej Smernice P SAV č. 573/A/03/2007 o evidencii a kategorizácii publikačnej činnosti a ohlasov v SAV, ktorá zaviedla povinnosť ústavov spracovávať svoje údaje,

b) zavedeniu ELVYS – elektronickej výročnej správy. Do výročnej správy organizácie SAV sa automaticky generujú štatistiky o publikačnej činnosti a ohlasoch, a tiež kompletný zoznam publikačnej činnosti za daný rok a zoznam citácií na publikácie ústavu, ktoré boli publikované v predchádzajúcom roku. Žiadna iná forma predloženia informácií nie je prípustná.

Súčasný stav

Databáza EPCA SAV sa buduje ako súborný katalóg. Ide o spoločnú, t. j. centrálnu  databázu, ale zber vstupných údajov je decentralizovaný, každý ústav SAV má svojho spracovateľa EPCA a zodpovedá za vkladanie údajov o publikačnej činnosti svojich autorov. Spracovatelia sú povinní pri práci dodržiavať vzory, odporúčania, metodické pokyny a záväzné metodiky spracovania (dostupné v intranete), ktoré zverejňuje Ústredná knižnica SAV.

Záznamy sú v knižničnom formáte MARC, ktorý umožňuje detailnú štruktúru dát, ako aj použitie rôznych zobrazovacích formátov. 

V súlade s odporúčanou štruktúrou SK CRIS Spracováva základné entity, ktorými sú:

1. autority: osoba / vedec a jej rola (autor, recenzent, editor, predkladateľ…)
2. korporácia – inštitúcia, ústav…
3. akcia, čím ale rozumieme hlavne projekt, konferencia a pod.
4. bibliografické záznamy o publikáciách podľa typu dokumentu (napr. monografia, zborník, seriálová publikácia, článok, kapitola…. )

Každej práci a ohlasu je priradená kategória publikačnej činnosti alebo ohlasu podľa aktuálne platnej internej  Smernice SAV č. 330/A/2015 o evidencii a kategorizácií publikačnej činnosti a ohlasov v SAV. Smernica popisuje nielen povinnosti spracovateľa EPCA, ale aj povinností autora pri predkladaní podkladov k zápisu publikačnej činnosti. Jej prílohou je slovník pojmov.   

Prezentácia o základných princípoch, problémoch a súvislostiach EPCA v SAV je dostupná tu.

Výber dôležitých  informácií o princípoch EPCA pre autorov – vedcov nájdete tu.

 Smernica je takmer kompatibilná s Vyhláškou 456/2012 Z. z. MŠVVaŠ SR o centrálnom registri evidencie publikačnej činnosti a centrálnom registri evidencie umeleckej činnosti. Vyhláška sa uplatňuje v prostredí slovenských univerzít a vysokých škôl, lebo je  vykonávacím predpisom k zákonu 131/2002. Z. z. o vysokých školách v znení neskorších predpisov.

Základným rozdielom budovania databázy EPCA v SAV a CREPČ je skutočnosť, že do CREPČ posiela povinne údaje tá univerzita, kde je autor zamestnaný na plný pracovný úväzok (100%). Tá sa stáva pre autora vykazujúcim pracoviskom. Údaj o tom, aká afiliácia je reálne uvedená na dokumente, má druhoradý význam. Ak je v CREPČ vykazujúcim pracoviskom alebo pracoviskom uvedeným na dokumente organizácia SAV, je zvyčajne označená ako „neurčené pracovisko“.

Aj keď SAV do Centrálneho registra publikačnej činnosti (CREPČ) neprispieva, môže využiť metodické pokyny a materiály, ktoré vydáva CREPČ (napr.:  Zoznam zahraničných vydavateľstiev, ktoré realizujú recenzné konanie). 

Benefity centrálnej databázy EPCA:

• jeden vstup, opakované využitie výstupov (výročná správa, evaluácie, akreditácia, personálna bibliografia, grantové žiadosti, kariérne postupy…)
• kooperatívna katalogizácia (zdrojový dokument je v databáze iba raz)
• bezpečné uloženie údajov, zálohovanie,
• jednotná prezentácia (štandardné zobrazovacie formáty)
• vyhľadávací nástroj, informačná hodnota
• rôzne druhy tlačových zostáv
• štatistiky
• prenos údajov na websav – interoperabilita (stránky ústavu, osobná stránka zamestnanca)
• automatické generovanie údajov a zoznamov publikačných výstupov do výročnej správy ústavu
• zdroj metadát pre budovanie Inštitucionálneho repozitára SAV a webové rozhranie pre autorov na vkladanie publikácií do repozitára,
• zdroj informácií pre potreby hodnotenia vedy (napr. výkonové financovanie) .

Výstupy / využitie:

• online Katalóg publikačnej činnosti SAV –  prístup do inštitucionálneho repozitára (možnosti vyhľadávania podľa rôznych selekčných kritérií) – internet;
• katalóg je čiastočne integrovaný do EBSCO Discovery Service
• možnosť tvorby výstupov, zostáv a zoznamov vrátane štatistík – cez internet (návod)
• možnosť tvorby špeciálnych výstupov cez klienta v rôznych formátoch (vrátane CSV s konverziou do excelovského súboru)

V súčasnosti sa v SAV kladie dôraz na interoperabilitu.

• Do bibliografických záznamov a záznamov o autorovi je možné zapísať rôzne trvalé identifikátory (ResearcherID, Scopus Author ID, ORCID, DOI).
• Do záznamov o článkoch sa doťahuje ID z platformy WoS (CCC) a Scopus, čo umožňuje priame prelinkovanie do scientometrických databáz.
• Z Journal Citation Reports (WoS), Scopus a Scimago sa importujú do databázy EPCA SAV hodnotiace metriky (napr. Impact Factor, Scimago Jornal Rank, SJR best quartil, JCR best quartil, CiteScore).
• Do bibliografických záznamov v databáze EPCA je možné priamo doťahovať citácie z databáz WoS a Scopus.